POLÍTICA PARA EL TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN
Electrolux S.A. (en adelante “Electrolux” o la “Sociedad”), es una
sociedad colombiana dedicada a la fabricación, comercialización, y
mantenimiento de electrodomésticos para el hogar. En desarrollo de su
objeto social, Electrolux recopila, trata, transmite y transfiere
datos personales de sus empleados, candidatos en procesos de
selección, contratistas, proveedores y clientes actuales y
potenciales; así como de los colaboradores de estos últimos.
Las políticas que se describen a continuación se aplican al
tratamiento de los datos personales controlados por la Sociedad en su
calidad de Responsable (según dicho término se define en la Ley 1581
de 2012), y en particular, a los contenidos en las bases de datos
conformados por la información de clientes, potenciales clientes,
contratistas, proveedores, empleados, candidatos en procesos de
selección, y terceros en general.
Datos de Contacto
Electrolux tiene domicilio en la Carrera 85K #46A-66 Bodega 19,
Bogotá, Colombia y puede ser contactada en esa dirección o en el
correo electrónico avisos.judiciales@electrolux.com y el teléfono 57 1
743 4767
Definiciones
Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular
de los datos personales para llevar a cabo el tratamiento de datos
personales.
Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a
una o a varias personas naturales determinadas o determinables. Son
algunos ejemplos de datos personales los siguientes: nombre, cédula de
ciudadanía, dirección, correo electrónico, número telefónico, estado
civil, datos de salud, huella dactilar, salario, bienes, estados
financieros, etc.
Estos datos se clasifican en:
Público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son
considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al
estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad
de comerciante o de servidor público.
Dato personal privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o
reservada sólo es relevante para la persona titular del dato.
Dato semiprivado: Es semiprivado el dato que no tiene naturaleza
íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede
interesar no sólo a su titular sino también a cierto sector o grupo de
personas o a la sociedad en general, por ejemplo, los referentes al
cumplimiento e Incumplimiento de las obligaciones financieras o los
datos relativos a las relaciones con las entidades de la seguridad
social.
Dato sensible: Información que afecta la intimidad del titular o cuyo
uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que
revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las
convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos,
organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses
de cualquier partido político o que garanticen los derechos y
garantías de partidos políticos de oposición así como los datos
relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos, entre
otros, la captura de imagen fija o en movimiento, huellas digitales,
fotografías, iris, reconocimiento de voz, facial o de palma de mano,
etc.
Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o
privada, que por sí misma o en asocio con otros, realiza el
tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del
tratamiento.
Reclamo: Solicitud del titular del dato o de las personas autorizadas
por éste o por la Ley para corregir, actualizar o suprimir sus datos
personales o para revocar la autorización en los casos establecidos en
la Ley.
Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o
privada, que por sí misma o en asocio con otros, decide sobre la base
de datos y/o el Tratamiento de los datos.
Titular del dato: Persona natural cuyos datos personales sean objeto
de tratamiento.
Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el
Responsable y/o Encargado del tratamiento de datos personales, ubicado
en Colombia, envía la información o los datos personales a un
receptor, que a su vez es Responsable del tratamiento y se encuentra
dentro o fuera del país.
Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos
personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso,
circulación o supresión.
Principios aplicables al Tratamiento de Datos Personales
Para el Tratamiento de los Datos Personales, Electrolux aplicará los
principios que se mencionan a continuación, los cuales constituyen las
reglas a seguir en la recolección, manejo, uso, tratamiento,
almacenamiento e intercambio, de Datos Personales:
Legalidad: El Tratamiento de Datos Personales deberá realizarse
conforme a las disposiciones legales aplicables (Ley Estatutaria 1581
de 2012 y sus decretos reglamentarios).
Finalidad: Los datos personales recolectados deben ser utilizados para
un propósito específico y explícito el cual debe ser informado al
titular o permitido por la Ley. El Titular debe ser informado de
manera clara, suficiente y previa acerca de la finalidad de la
información suministrada.
Libertad: La recolección de los Datos Personales solo podrá ejercerse
con la autorización, previa, expresa e informada del Titular.
Veracidad o Calidad: La información sujeta al Tratamiento de Datos
Personales debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable
y comprensible.
Transparencia: En el Tratamiento de Datos Personales debe garantizarse
el derecho del titular a obtener en cualquier momento y sin
restricciones, información acerca de la existencia de datos que le
conciernan.
Acceso y circulación restringida: El Tratamiento de Datos Personales
solo podrá realizarse por las personas autorizadas por el Titular y/o
por las personas previstas en la Ley.
Seguridad: Los Datos Personales sujetos a Tratamiento se deberán
manejar adoptando todas las medidas de seguridad que sean necesarias
para evitar su pérdida, adulteración, consulta, uso o acceso no
autorizado o fraudulento.
Confidencialidad: Todos los funcionarios y consultores que trabajen en
la Sociedad están obligados a guardar reserva de los Datos Personales,
Inclusive después de finalizada su relación laboral o contractual.
Tratamiento y finalidades al cual serán sometidos los Datos Personales
tratados por Electrolux
Los Datos Personales administrados por Electrolux serán recopilados,
usados, almacenados, actualizados, transmitidos y/o transferidos, para
los siguientes propósitos o finalidades:
Respecto de los Datos Personales de nuestros clientes:
Para realizar trámites necesarios en la creación del cliente en las
bases de datos de Electrolux;
Para proveer los servicios requeridos;
Informar sobre nuevos servicios que estén relacionados o no con el
contratado o adquirido por el Titular;
Dar cumplimiento a obligaciones contraídas con el Titular;
Informar sobre cambios en servicios;
Evaluar la calidad del servicio, realizar estudios de mercado y
análisis estadísticos para usos internos;
Enviar al correo físico, electrónico, celular o dispositivo móvil, vía
mensajes de texto (SMS y/o MMS), información comercial, publicitaria o
promocional sobre los servicios, eventos de tipo comercial o no de
estas, con el fin de impulsar, invitar, dirigir, ejecutar, informar y
de manera general, llevar a cabo campañas o promociones de carácter
comercial o publicitario;
Compartir, Incluyendo la Transferencia y Transmisión de Datos
Personales a terceros y/o vinculados ubicados en diferentes países,
para fines relacionados con la operación de Electrolux;
Realizar estudios internos sobre el cumplimiento de las relaciones
comerciales y estudios de mercado a todo nivel;
Realización de encuestas y sondeos generales que tengan por objeto
determinar opiniones sobre un bien o servicio;
Llevar a cabo procesos de auditoría interna o externa propios de la
actividad comercial que Electrolux desarrolla;
Controlar el acceso a la oficina de Electrolux Incluyendo zonas
video-vigiladas;
Dar respuesta a consultas, peticiones, quejas y reclamos que sean
realizadas por los Titulares y organismos de control y Transmitir los
Datos Personales a las demás autoridades que en virtud de la ley
aplicable deban recibir los Datos Personales;
Transferir la información recolectada a distintas áreas de Electrolux
y a sus entidades vinculadas en el exterior cuando ello sea necesario
para el desarrollo de sus operaciones;
Utilizar los distintos servicios correspondientes a su sitio web
global, Incluyendo descargas de contenidos y formatos;
Registrar sus Datos Personales en los sistemas de información de
Electrolux y en sus Bases de Datos comerciales y operativas; Cualquier
otra actividad de naturaleza similar y/o complementaria a las
anteriormente descritas que sean necesarias para desarrollar el objeto
social de Electrolux.
Respecto de los Datos Personales de nuestros empleados, candidatos a
procesos de selección de personal, contratistas y proveedores:
Administrar y operar, directamente o por conducto de terceros, los
procesos de selección y vinculación de personal, incluyendo la
evaluación y calificación de los participantes y la verificación de
referencias laborales y personales, y la realización de estudios de
seguridad;
Desarrollar directamente o por conducto de un tercero las actividades
propias de la gestión de recursos humanos dentro de la Sociedad, tales
como nómina, afiliaciones a entidades del sistema general de seguridad
social, actividades de bienestar y salud ocupacional, ejercicio de la
potestad sancionatoria del empleador (incluida la Transferencia a
terceros países en casos de violación al código de ética de
Electrolux), entre otras;
Realizar los pagos necesarios derivados de la ejecución del contrato
de trabajo, de prestación de servicios y/o su terminación, y las demás
prestaciones sociales a que haya lugar de conformidad con la ley
aplicable;
Contratar beneficios laborales con terceros, tales como seguros de
vida, beneficios, gastos médicos, entre otros.
Notificar a contactos autorizados en caso de emergencias durante el
horario de trabajo, de la ejecución del contrato de prestación de
servicios o con ocasión del desarrollo del mismo;
Coordinar el desarrollo profesional de los empleados y contratistas,
el acceso de los empleados y contratistas a los recursos informáticos
de la Sociedad y asistir en su utilización;
Planificar actividades empresariales;
Controlar el acceso a la oficina de la Sociedad;
Transferir la información recolectada a distintas áreas de Electrolux,
a sus entidades vinculadas en el exterior, cuando ello sea necesario
para el desarrollo de sus operaciones y gestión de nómina (registro en
sistemas de información, cobros administrativos, tesorería,
contabilidad, para todos los efectos de nómina, entre otros);
Registrar a los contratistas y proveedores en los sistemas de
Electrolux y procesar sus pagos;
Realizar capacitaciones, así como llevar el registro y control a las
mismas. Estos Datos Personales podrán ser Transferidos
internacionalmente.
Registrar a los contratistas y/o proveedores en las bases de datos de
proveedores.
Registrar sus Datos Personales en los sistemas de información de
Electrolux en Colombia y el exterior y en sus bases de datos
comerciales y operativas;
Cualquier otra actividad de naturaleza similar y/o complementaria a
las anteriormente descritas que sean necesarias para desarrollar el
objeto social de Electrolux.
Derechos que le asisten como Titular de Datos Personales sujetos a
Tratamiento por Electrolux
De conformidad con lo establecido en el Artículo 8 de la Ley 1581 de
2012, el titular de los Datos Personales tiene los siguientes
derechos:
Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a
Electrolux;
Solicitar prueba de la Autorización otorgada a Electrolux;
Ser informado por Electrolux, previa solicitud, respecto del uso que
le ha dado a sus Datos Personales;
Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por
infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y sus
reglamentaciones, una vez haya agotado el trámite de consulta o
reclamo ante Electrolux;
Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en
el Tratamiento efectuado por Electrolux no se respeten los principios,
derechos y garantías constitucionales y legales;
Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto
de Tratamiento.
Los derechos de los titulares podrán ejercerse por las siguientes
personas:
Por el titular;
Por sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad;
Por el representante y/o apoderado del titular, previa acreditación de
la representación o apoderamiento;
Por estipulación a favor de otro o para otro.
Deberes de Electrolux cuando obra como Responsable del Tratamiento de
Datos Personales
Electrolux tiene presente que los Datos Personales son de propiedad de
las personas a las que se refieren y solamente ellas pueden decidir
sobre los mismos. En ese sentido, Electrolux hará uso de los Datos
Personales recolectados únicamente para las finalidades para las que
se encuentra debidamente facultado y respetando, en todo caso, la
normatividad vigente sobre la Protección de Datos Personales.
Electrolux atenderá los deberes previstos para los Responsables del
Tratamiento, contenidos en el artículo 17 de la Ley 1581 de 2012 y las
demás normas que la reglamenten, modifiquen o sustituyan.
Aviso de Privacidad
El aviso de privacidad es el documento físico, electrónico o en
cualquier formato que es puesto en conocimiento del Titular, antes o
en el momento de la recolección de sus datos, y es el medio por el
cual le es informado todo lo relativo con las Políticas de Tratamiento
de Información que le serán aplicables, las formas para conocerlas y,
en general, las finalidades para las cuales sus datos han sido
obtenidos y el Tratamiento que Electrolux le dará a los mismos.
Persona y área responsable de la atención de peticiones, quejas o
reclamos de titulares de la información
El área responsable de atender las peticiones de acceso,
rectificación, actualización, supresión de datos o revocatoria del
consentimiento o Autorización otorgada para el Tratamiento de sus
Datos Personales, es la Gerencia de IT, ubicada en la Carrera 85K
#46A-66 Bodega 19, [correo electrónico y página web].
[Una vez se designe un oficial de protección de datos personales, su
identificación y funciones generales deberían Incluirse en este
aparte].
Procedimientos para acceder, consultar, rectificar y actualizar su
información
Los Titulares de Datos Personales tratados por Electrolux tienen
derecho a acceder a sus Datos Personales y a los detalles de dicho
Tratamiento, así como a rectificarlos y actualizarlos en caso de ser
inexactos o a solicitar su eliminación cuando considere que resulten
ser excesivos o innecesarios para las finalidades que justificaron su
obtención u oponerse al Tratamiento de los mismos para fines
específicos.
Las vías que se han implementado para garantizar el ejercicio de
dichos derechos a través de la presentación de la solicitud respectiva
son:
Oficina ubicada en Carrera 85K #46A-66 Bodega 19.
La dirección electrónica avisos.judiciales@electrolux.com
Estos canales podrán ser utilizados por titulares de Datos Personales,
o terceros autorizados por ley para actuar en su nombre, con el objeto
de ejercer los siguientes derechos:
(i) El Titular podrá consultar de forma gratuita sus Datos Personales
al menos una vez cada mes calendario. Para tal fin, podrá elevar una
solicitud indicando la información que desea conocer, a través de
cualquiera de los mecanismos arriba señalados.
La petición será atendida por Electrolux en un término máximo de diez
(10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma.
Cuando no fuere posible atender la petición dentro de dicho término,
este hecho se informará al solicitante, expresando los motivos de la
demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en
ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al
vencimiento del primer término.
(ii) De conformidad con lo establecido en el Artículo 14 de la Ley
1581 de 2012, cuando el Titular o sus causahabientes consideren que la
información tratada por Electrolux deba ser objeto de corrección,
actualización o supresión, o cuando deba ser revocada por advertirse
el presunto Incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en
la Ley, podrán presentar una solicitud ante Electrolux, la cual será
tramitada bajo las siguientes reglas:
? El titular o sus causahabientes deberán acreditar su identidad, la
de su representante, la representación o estipulación a favor de otro
o para otro. Cuando la solicitud sea formulada por persona distinta
del Titular y no se acredite que la misma actúa en representación de
aquél, se tendrá por no presentada.
? La solicitud de rectificación, actualización, supresión o
revocatoria debe ser presentada a través de los medios habilitados por
Electrolux indicados en el presente documento y contener, como mínimo,
la siguiente información:
El nombre y domicilio del titular o cualquier otro medio para recibir
la respuesta.
Los documentos que acrediten la identidad del solicitante y en caso
dado, la de su representante con la respectiva autorización.
La descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los
cuales el titular busca ejercer alguno de los derechos y la solicitud
concreta.
? El término máximo para atender esta solicitud será de quince (15)
días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su
recibo. Cuando no fuere posible atenderla dentro de dicho término, se
informará al interesado sobre los motivos de la demora y la fecha en
que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los
ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Periodo de vigencia de las bases de datos
Los Datos Personales bajo el control de Electrolux serán conservados
durante el tiempo requerido según la finalidad del Tratamiento y/o por
el término que sea requerido para dar cumplimiento a una obligación
legal o contractual. Electrolux ha adoptado medidas para la
eliminación oportuna y segura de sus Datos Personales, contenidas en
el Manual de Políticas y Procedimientos.
Tratamiento de Datos Personales Sensibles
En desarrollo de su objeto social, Electrolux realiza Tratamiento de
Datos Sensibles para propósitos específicos. Por ejemplo, en el
momento de la vinculación de personal, la Sociedad tiene acceso a
información médica de empleados y/o contratistas y su aptitud para
desempeñar los cargos, así como información relacionada con niñas,
niños y adolescentes.
Electrolux sólo efectuará tratamiento de Datos Personales Sensibles en
tanto haya sido previamente autorizado por el respectivo Titular y los
tratará bajo estándares de seguridad y confidencialidad
correspondientes a su naturaleza. Para este fin, Electrolux ha
implementado medidas administrativas, técnicas y jurídicas contenidas
en su Manual de Políticas y Procedimientos, de obligatorio
cumplimiento para sus empleados, contratistas y, en tanto sea
aplicable, a sus proveedores, entidades vinculadas y aliados.
La recopilación de Datos Personales Sensibles en todo caso advertirá
que la misma es de carácter facultativo y no constituye condición para
acceder a ninguno de nuestros productos o servicios.
Datos personales de menores de edad
Electrolux tratará la información y datos personales de menores de
edad de forma estrictamente confidencial, bajo medidas de seguridad
adecuadas y con estricto respeto de sus derechos prevalentes.
Para los casos en que sea necesario recopilar Datos Personales de
menores, por ejemplo, para efectuar la afiliación de beneficiarios al
sistema de seguridad social de empleados de la Sociedad, Electrolux
solicitará que la correspondiente Autorización de Tratamiento sea
suscrita por los representantes legales de los menores.
Transmisiones internacionales y nacionales de datos a Encargados
Cuando Electrolux desee enviar o transmitir datos a uno o varios
Encargados ubicados dentro o fuera del territorio de la República de
Colombia, deberá establecer cláusulas contractuales o celebrar un
contrato de Transmisión de Datos Personales en el que, entre otros, se
pacte lo siguiente:
Los alcances y finalidades del Tratamiento.
Las actividades que el Encargado realizará en nombre de Electrolux.
Las obligaciones que debe cumplir el Encargado respecto del titular
del dato y Electrolux.
El deber del Encargado de tratar los datos de acuerdo con la finalidad
autorizada para el mismo y observando los principios establecidos en
la Ley colombiana y la presente Política.
La obligación del Encargado de proteger adecuadamente los Datos
Personales y las bases de datos así como de guardar confidencialidad
respecto del Tratamiento de los datos transmitidos.
Una descripción de las medidas de seguridad concretas que van a ser
adoptadas tanto por Electrolux como por el Encargado de los datos en
su lugar de destino.
Electrolux no solicitará la Autorización cuando la Transferencia
internacional de datos se encuentre amparada en alguna de las
excepciones previstas en la Ley y sus Decretos Reglamentarios.
Seguridad de la información
En desarrollo del principio de seguridad establecido en la Ley 1581 de
2012, Electrolux ha adoptado las medidas técnicas, humanas y
administrativas consideradas necesarias para otorgar seguridad a los
Datos Personales objeto de Tratamiento, evitando su adulteración,
pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
